Microsoft Access là gì? Hướng dẫn sử dụng cơ bản và hiệu quả

Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) do Microsoft phát triển. Với Access, người dùng có thể dễ dàng tạo và quản lý các cơ sở dữ liệu lớn chứa nhiều bảng, mối quan hệ và dữ liệu.

Tổng quan về Microsoft Access

Microsoft Access là một trong những phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu phổ biến và mạnh mẽ nhất hiện nay. Access cung cấp nhiều tính năng giúp người dùng dễ dàng thiết kế, xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu lớn mà không cần nhiều kiến thức về lập trình.

Lịch sử phát triển

Microsoft Access ra đời lần đầu tiên vào năm 1992 với tên gọi Access 1.0. Kể từ đó đến nay, Access đã trải qua nhiều phiên bản cải tiến với nhiều tính năng mới được bổ sung:

  • Access 95 (v7.0)
  • Access 97 (v8.0)
  • Access 2000 (v9.0)
  • Access 2002 (v10.0)
  • Access 2003 (v11.0)
  • Access 2007 (v12.0)
  • Access 2010 (v14.0)
  • Access 2013 (v15.0)
  • Access 2016 (v16.0)
  • Access 2019 (v16.0)
  • Access 2021 (v17.0

Hiện tại, phiên bản mới nhất là Access 2021 và Access đi kèm với Microsoft 365.

Xem thêm:

>>Cách Khắc Phục Lỗi “Microsoft Store Is Blocked”

>>10 phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp

Vị trí của Access

Access đóng vai trò là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ hiệu quả, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Access kết hợp linh hoạt giữa các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (như tạo bảng, mối quan hệ,…) và khả năng phát triển ứng dụng (như tạo form, report, macro,…) giúp người dùng dễ dàng xây dựng các ứng dụng quản lý dữ liệu phức tạp mà không cần lập trình.

Các tính năng chính của Microsoft Access

Dưới đây là một số tính năng chính và khả năng mà Access cung cấp:

Thiết kế cơ sở dữ liệu

  • Thiết kế và tạo bảng chứa dữ liệu, định nghĩa các kiểu dữ liệu và quan hệ giữa các bảng
  • Tạo các truy vấn, thủ tục lưu trữ, hàm tính toán,… để xử lý dữ liệu

Xây dựng ứng dụng

  • Thiết kế giao diện người dùng với Form, Report
  • Tạo các Module VBA để lập trình các chức năng xử lý phức tạp
  • Xây dựng các Macro tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu

Chia sẻ và làm việc nhóm

  • Chia sẻ Access database qua mạng LAN, Internet
  • Cài đặt theo mô hình client/server
  • Bảo mật với quyền truy cập dữ liệu theo nhóm người dùng và từng đối tượng

Tích hợp với các ứng dụng Office

  • Xuất, nhập dữ liệu từ/đến Excel, Word,…)
  • Tích hợp chức năng Excel, Word ngay trong Access

Mở rộng khả năng với VBA

  • Sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để tự động hóa các thao tác và xây dựng các ứng dụng phức tạp mạnh mẽ

Ngoài ra, Access còn có một số tính năng như: Cập nhật dữ liệu thay đổi realtime, khôi phục dữ liệu bị mất và sự kiện undo/redo khi làm việc,… giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Cài đặt Microsoft Access nhanh chóng
Cài đặt Microsoft Access nhanh chóng

Lợi ích của việc sử dụng Microsoft Access

Microsoft Access mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và người sử dụng:

Quản lý dữ liệu dễ dàng

  • Cho phép lưu trữ một lượng lớn dữ liệu đa dạng của doanh nghiệp và quản lý một cách trực quan dễ dàng.
  • Cập nhật dữ liệu mới một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tạo các ứng dụng quản lý chuyên nghiệp

  • Xây dựng các ứng dụng quản lý cho nhiều mục đích như: bán hàng, quản lý nhân sự, kho hàng,… mà không cần biết lập trình
  • Phát triển các ứng dụng quản lý phức tạp mạnh mẽ với VBA

Tra cứu và tổng hợp báo cáo nhanh chóng

  • Dễ dàng truy vấn, tìm kiếm dữ liệu cần thiết
  • Tổng hợp và xuất báo cáo ở nhiều dạng khác nhau: báo cáo đồ thị, bảng biểu, tổng kết,…

Chi phí thấp, dễ triển khai và sử dụng

  • Giảm chi phí cho việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu do không yêu cầu nhiều nhân lực có chuyên môn cao
  • Dễ dàng triển khai và người dùng có thể bắt đầu sử dụng nhanh chóng sau một thời gian ngắn được đào tạo

Các phiên bản của Microsoft Access

Microsoft Access có nhiều phiên bản khác nhau với tính năng và giao diện người dùng được cải tiến qua từng phiên bản:

Microsoft Access 2007

Access 2007 là một bước tiến lớn về thiết kế giao diện với phong cách thân thiện hơn dành cho người dùng. Bổ sung khả năng thiết kế template, xuất dữ liệu ra nhiều định dạng như PDF, XPS, các tính năng bảo mật và làm việc nhóm được tăng cường.

Microsoft Access 2010

Access 2010 có giao diện tương tự phiên bản 2007. Một số tính năng mới như khả năng xem trước dữ liệu trên web browser, cải tiến các công cụ thiết kế trực quan, bổ sung thêm các kiểu dữ liệu và hàm tính toán mới.

Microsoft Access 2013

Access 2013 là bản nâng cấp của Access 2010 với một số cải tiến giao diện và tích hợp chặt chẽ hơn với các dịch vụ đám mây (cloud) của Microsoft như OneDrive và Office Web Apps.

Microsoft Access 2019

Đây là phiên bản mới nhất của Access trong bộ ứng dụng Microsoft Office 2019. Access 2019 có nhiều cải tiến về hiệu năng, tối ưu hóa khả năng làm việc nhóm với nhiều người dùng cùng lúc và hỗ trợ nhập liệu bằng các thiết bị cảm ứng.

Microsoft Access 2021

Access 2021 mang lại khả năng tạo và chia sẻ cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng. Việc cung cấp thông tin là đủ, vì Access sẽ thực hiện phần còn lại, giúp bạn dễ dàng xây dựng và tổ chức cấu trúc dữ liệu của mình. Các báo cáo và truy vấn sẽ tự động định dạng dữ liệu theo ý muốn của bạn, tạo nên một giao diện thống nhất cho ứng dụng của bạn.

Nếu bạn đang nâng cấp từ Access 2019 lên Access 2021, bạn sẽ tiếp tục sử dụng tất cả các tính năng quen thuộc và còn được trải nghiệm thêm một số tính năng mới hấp dẫn!

Cài đặt Microsoft Access giá rẻ
Cài đặt Microsoft Access giá rẻ

Yêu cầu hệ thống để cài đặt Microsoft Access

Để cài đặt và sử dụng Microsoft Access, máy tính của bạn cần đáp ứng một số yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành như sau:

Yêu cầu tối thiểu

  • Hệ điều hành: Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 SP1
  • Bộ xử lý: Intel Pentium G620T hoặc cao cấp hơn
  • RAM: 2 GB
  • Ổ cứng: 3 GB dung lượng trống

Yêu cầu đề nghị

Để Access hoạt động tốt, bạn nên sử dụng cấu hình cao hơn một chút:

  • Hệ điều hành: Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 SP1
  • Bộ xử lý: Intel core i3 hoặc cao cấp hơn
  • RAM: 8 GB
  • Ổ cứng: 5 GB dung lượng trống

Ngoài ra bạn cũng cần kết nối internet để tải về, kích hoạt và update Microsoft Access.

Xem thêm:

>>Khôi phục dữ liệu ổ cứng giá rẻ và uy tín

>>Bảng giá dịch vụ cứu dữ liệu mới nhất 2023

Hướng dẫn cài đặt Microsoft Access

Có hai cách để cài đặt Microsoft Access trên máy tính:

1. Cài đặt cùng với Microsoft 365

Nếu bạn đăng ký sử dụng gói Microsoft 365 Family hoặc Microsoft 365 Personal thì Access đã được tích hợp sẵn trong đó. Bạn chỉ cần tải về và cài đặt bình thường.

Để sử dụng Access, bạn cần kích hoạt bằng tài khoản Microsoft của mình.

2. Mua và cài đặt riêng Microsoft Access

Nếu bạn không sử dụng Microsoft 365 thì có thể mua riêng bản quyền Access với giá khoảng $139.99. Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận được mã kích hoạt để cài đặt và sử dụng bình thường.

Quá trình cài đặt Access cũng khá đơn giản, chỉ việc làm theo các bước hướng dẫn trên màn hình.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access cơ bản

Sau khi đã cài đặt thành công, chúng ta cùng tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Access để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu.

Tạo mới database

Để bắt đầu làm việc, đầu tiên bạn cần tạo một database mới để lưu trữ dữ liệu.

Các bước cơ bản để tạo database:

  1. Mở ứng dụng Microsoft Access lên
  2. Chọn thẻ Blank database để tạo database trống
  3. Đặt tên và chọn đường dẫn lưu trữ cho database
  4. Nhấn Create để tạo database

Sau khi tạo thành công, giao diện chính của Access sẽ được mở ra để bạn thiết kế và làm việc.

Thiết kế bảng (Table)

Các bước để tạo và thiết kế Table:

  1. Chọn thẻ Create trên Ribbon
  2. Chọn Table Design để vào chế độ thiết kế bảng
  3. Đặt tên cho bảng
  4. Thêm các Field (cột dữ liệu) cần thiết, định nghĩa kiểu dữ liệu, thuộc tính cho mỗi Field
  5. Định nghĩa khóa chính (Primary key) cho bảng
  6. Thiết lập các mối quan hệ (relationship) nếu có giữa các bảng
  7. Lưu lại thiết kế bảng

Nhập và quản lý dữ liệu

Sau khi đã thiết kế xong các bảng, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu bằng cách mở bảng lên và thao tác trực tiếp trên từng ô dữ liệu của bảng.

Một số thao tác cơ bản khi làm việc với dữ liệu:

  • Nhập mới, chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong bảng
  • Sử dụng các Form để nhập liệu thuận tiện và trực quan hơn
  • Sử dụng Filter, Sort để lọc và sắp xếp dữ liệu
  • Xuất, nhập dữ liệu từ Excel

Ngoài ra còn rất nhiều thao tác và cách làm việc khác mà bạn có thể thực hiện để quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả.

Truy vấn dữ liệu

Để truy xuất và trích xuất dữ liệu cần thiết từ database, bạn cần sử dụng các truy vấn. Các bước cơ bản:

  1. Chọn thẻ Create > Query Design
  2. Chọn bảng cần truy vấn
  3. Chọn các Field dữ liệu cần hiển thị trong truy vấn
  4. Thiết lập các điều kiện lọc dữ liệu (nếu có)
  5. Chạy thử truy vấn xem kết quả
  6. Lưu lại truy vấn để sử dụng lần sau

Tạo Form và Report

Form dùng để tạo giao diện nhập liệu trực quan, còn Report để thiết kế các báo cáo, bảng tổng hợp dữ liệu xuất ra.

Các bước tạo Form và Report tương tự nhau:

  1. Chọn Create > Form Design/Report Design
  2. Kéo thả các control và trường dữ liệu cần thiết lên form/report
  3. Định dạng font, size, màu sắc, căn lề cho các control
  4. Thiết lập tính năng tính toán, nhóm, lọc,… (nâng cao)
  5. Xem trước và test chức năng
  6. Lưu lại để sử dụng.

Như vậy là bạn đã nắm được cách làm việc cơ bản với Access. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu một số mẹo để tăng hiệu quả sử dụng.

Thiết kế database theo quy trình nghiệp vụ

Thay vì thiết kế ngẫu nhiên các đối tượng, bạn nên xây dựng theo một quy trình nghiệp vụ nhất định. Các bước điển hình:

  1. Phân tích yêu cầu, mục tiêu xây dựng database
  2. Xác định các đối tượng, thực thể liên quan (người dùng, nhân viên, sản phẩm,…)
  3. Vẽ sơ đồ quan hệ thực thể ERD để thiết kế cấu trúc database hợp lý
  4. Tạo bảng để lưu các thực thể dữ liệu
  5. Tạo Form để nhập dữ liệu gốc cho từng đối tượng
  6. Thiết kế các truy vấn lấy dữ liệu gốc, xử lý làm đầu vào cho báo cáo
  7. Tạo các Report để trình bày thông tin phân tích hữu ích cho người quản lý

Khi đã hoàn thành toàn bộ quy trình, hãy kiểm thử lại xem database có đáp ứng được yêu cầu ban đầu hay không.

Sử dụng Lookup Field

Lookup Field là một danh sách (combobox) hiển thị giá trị của một field trong bảng liên kết. Sử dụng Lookup thay cho việc nhập dữ liệu thủ công sẽ tránh được lỗi và giúp tiết kiệm thời gian.

Các bước tạo Lookup trong Access:

  1. Thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng cần tham chiếu
  2. Khai báo một field trong bảng con là Lookup
  3. Chọn bảng cha làm nguồn dữ liệu
  4. Chỉ ra trường thể hiện ở combobox và trường giá trị lưu
  5. Lưu lại

Vậy là khi nhập form hay bảng, thay vì phải gõ text, người dùng chỉ cần chọn giá trị phù hợp từ combobox.

Các phương pháp bảo mật dữ liệu

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, Access hỗ trợ một số tính năng sau:

  • Mật khẩu ở cấp độ database: người dùng phải nhập đúng tên và mật khẩu mới mở được database
  • Quyền truy cập dữ liệu: cấp quyền riêng cho từng user hoặc nhóm user ở mức bảng/form/report,…
  • Mã hóa dữ liệu: Mã hóa/giải mã các trường dữ liệu nhạy cảm (số CCCD,…) bằng hàm Bcrypt hoặc các thuật toán phức tạp.
  • Ghi log truy cập: Lưu lại các hành động thao tác của người dùng vào database
  • Sao lưu dữ liệu: Định kỳ sao lưu dữ liệu để khôi phục khi xảy ra mất mát

Kết hợp nhiều biện pháp sẽ giúp tăng cường tính bảo mật và an toàn cho Access database

Xử lý sự kiện bằng Macro

Nếu muốn đơn giản hóa các quy trình xử lý phức tạp mà không cần code VBA thì có thể sử dụng Macro. Macro như một tập lệnh ghi lại các thao tác của người dùng.

Ví dụ để tự động sinh mã hóa đơn khi thêm mới đơn hàng:

  1. Tạo Macro mới, đặt tên SinhMaHoaDon
  2. Ghi lại các Action: Mở Form NhậpHoaDon, Chèn thêm bản ghi mới, Lấy giá trị tự tăng làm Mã hóa đơn
  3. Gán Macro cho sự kiện After Insert của Form NhậpHoaDon

Như vậy mỗi lần insert record mới trong form tự động macro sẽ chạy để sinh mã mới.

Những ứng dụng phổ biến của Microsoft Access

Với khả năng linh hoạt, Microsoft Access được ứng dụng rộng rãi cho nhiều mục đích khác nhau:

Quản lý nhân sự

Lưu trữ hồ sơ nhân viên, theo dõi quá trình làm việc, tính lương, nghỉ phép,… của từng nhân viên. Từ đó rút ra các báo cáo, thống kê phục vụ công tác nhân sự.

Quản lý kho hàng

Quản lý danh mục hàng hóa, xuất nhập kho, tồn kho, chi phí đầu vào, tính giá bán các sản phẩm và dịch vụ, lập hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho,…

Theo dõi hoạt động kinh doanh

Ghi lại các hoạt động mua bán hàng ngày như: lập đơn hàng, phiếu thu, hóa đơn bán hàng; theo dõi công nợ, tồn quỹ, xuất báo cáo doanh thu, lợi nhuận.

Quản lý dự án

Quản lý danh sách dự án, các nhiệm vụ công việc chi tiết trong từng dự án, theo dõi tiến độ, ngân sách, chi phí của dự án.

Cài đặt Microsoft Access uy tín
Cài đặt Microsoft Access uy tín

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về Microsoft Access

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng Microsoft Access:

Câu hỏi: Làm thế nào để sao lưu và phục hồi dữ liệu khi xảy ra mất mát?

Trả lời: Access hỗ trợ chức năng backup và restore database để phòng trường hợp dữ liệu bị lỗi. Người dùng có thể định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu thành file ACCDB v à lưu tại nơi an toàn. Khi cần phục hồi, chỉ việc mở file backup và nhập dữ liệu vào database gốc.

Câu hỏi: Access có thể chia sẻ dữ liệu đồng thời cho nhiều người dùng không?

Trả lời: Có thể. Access hỗ trợ mô hình client/server để nhiều máy tính kết nối và truy cập đồng thời vào một database duy nhất. Tuy nhiên điều này đòi hỏi phải có máy chủ database riêng và một số kiến thức về mạng nâng cao.

Câu hỏi: Access có nhược điểm gì so với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác?

Trả lời: Một số nhược điểm của Access:

  • Không mạnh về bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu
  • Khả năng mở rộng về lượng người dùng đồng thời có hạn
  • Khó khăn trong việc phát triển các ứng dụng lớn, phức tạp hơn
  • Chức năng phân tích, khai phá dữ liệu còn hạn chế

Do đó Access thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vừa, cơ sở dữ liệu không quá lớn. Đối với doanh nghiệp lớn, nên cân nhắc chuyển đổi sang các hệ CSDL chuyên dụng hơn.

Xem thêm: Sửa Máy Tính Quận 4

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng cơ bản nhất của phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu này.

Access là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng xây dựng các ứng dụng quản lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên để khai thác hết khả năng của Access thì bạn cần đầu tư thời gian nghiên cứu và làm quen.

Rate this post
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ HỢP NHẤT COMPUTER | 0777.10.70.80 | Website | + posts

Hợp Nhất Computer là một trong những địa chỉ uy tín chất lượng, tiên phong trong việc phát triển lĩnh vực Dịch Vụ Sửa Chữa Tận Nơi, chuyên sửa chữa laptop – Máy tính – Macbook – Máy in. Được đa số người dùng, các các công ty đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và tin tưởng sử dụng tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

X